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数电票时期,餐道如何实现电子会计凭证合规管理?
2023-12-28 行业洞察

近年来,全国各地区同步开启了档案管理无纸化试点,无纸化报销、入账、归档政策也如雨后春笋,扑面而来。为解决数据标准的统一,2023年上半年财政部会计司联合9部委发布了《电子凭证会计数据标准(试行版)的通知》。在一系列政策指引下,企业迫切需要向无纸化管理更进一步。作为企业财务数字化转型的最后一公里,电子会计档案系统的建设至关重要。

近日,合思联合未来财务人研究院推出的「企业财务数字化转型100问」栏目中,邀请餐饮零售O2O界头部SaaS供应商——餐道财务负责人的张婷对话合思智能票档事业部负责人柴晓男,共同揭秘了餐道在数电票时期如何实现电子会计凭证合规管理。

以下为直播对话内容实录(有精简):

合思:餐道在规模化发展过程中,数字化建设做了哪些设计?

张婷:近年来,餐饮外卖行业迎来蓬勃发展,到2022年我国外卖行业已达1.1万亿。餐道成立于2014年,总部位于广州,在北京、上海等地设有分公司,成都、无锡、青岛等地设有运营中心。公司作为国内最早一批涉足餐饮SaaS系统的企业,拥有超20年的餐饮系统实战研发经验,致力于为国内餐饮及零售企业提供总部&区域管理的应用、门店端管理的应用、骑手配送&运力管理的应用、生态服务商应用的管理、CDBI、全渠道代运营等一体化的O2O解决方案。截至2023年8月,餐道已对接了83个流量平台,53个物流配送平台,193个系统及应用工具,服务于国内外连锁品牌超过5000个,覆盖了全国400多个城市的350,000多家门店,包括麦当劳、汉堡王、DQ、棒约翰、COSTA、吉野家、西贝、老乡鸡、周黑鸭、奈雪的茶、一点点、真功夫、望湘园、鹿港小镇等众多知名连锁餐饮集团,以及京东便利店、壳牌便利店、城市菜园等新零售企业提供服务。同时与众多知名外卖品牌、物流配送公司、第三方公司达成战略合作,帮助众多客户运营效率提升30%以上。

伴随着企业规模化发展,数字化工具在这一进程中发挥提质增效的重要作用。例如在销售业务时,餐道的云企系统整合销售运营的转化数据,将原先线下人工作业转为线上系统处理,大幅降低出错率;业财协同的前端,餐道引入合思费控系统全面管控全公司、跨区域的各类费用。基于合思广泛连接的产品特性,与金蝶的核算系统无缝连接,助力财务轻松完成自动记账和制证等工作。后端连接合思档案系统,对不同系统内的档案数据进行统一归档和存储,形成无纸化闭环管理。

合思:近些年,全国各地区同步开启了档案管理无纸化试点,无纸化报销、入账、归档政策也如雨后春笋,扑面而来。为解决数据标准的统一,今年上半年财政部会计司联合9部委发布了《电子凭证会计数据标准(试行版)的通知》。餐道是出于何种因素考量,主动选择建设电子会计档案系统?

张婷:从2023年1月1号开始,餐道对外开具的发票都是数电票。对企业开票方而言,数电票节省了快递、线上线下管理等诸多成本。从2023年开始,我们每个季度都会统计接收的各类发票的趋势情况,其中电子发票的接收量越来越大,占到总发票量的 85% 。再加上其他系统内的电子对账单、其他电子化原始凭证,占比已超过90% 。

当归档资料电子化率达到90%,我们需要选择更高效的电子会计档案进行管理。电子会计档案能勾稽到每个付款流,关联到报销单、发票、银行回单以及其他凭证附件。2023年8月开始,餐道就已经完成了电子会计凭证归档合规管理,包括全部电子会计凭证、后端电子银行回单、采购合同以及其他佐证资料。电子会计档案系统上线后,从节省成本的角度看,我们节省了大量的快递费、纸质打印的纸张耗材费用,同时也节省了会计归档的时间成本。

合思:当下很多企业都在降本增效,选择信息数字化供应商时,都想把钱花在刀刃上。餐道在启动费控和档案项目时是如何决策的?

张婷:以费控系统选型为例,我们接触了很多大大小小的软件厂商。对于财务人员,费控产品的内控性比较完整,容易接受;但是对于非财务人员,很多费控产品缺乏灵活性,使用起来不方便。对于餐道而言,公司更倾向SaaS产品,以更小的花费实现尽可能的内部流程的简化与效率的提升。

因此,餐道在2021年就选择了合思费控,尤其是对于非财务人员,它的灵活性更高。今年,我们在选择电子会计档案系统时,也参考了很多产品,但综合考虑合思费控产品使用情况、后续系统对接时数据抽取和功能模块抽取等,选择合思旗下系列产品——合思档案,大幅提升整体财务工作效率、节省人力成本。此外,通过合思费控项目的协作经验、全面的售前方案和快速响应的售后服务,让我们更加笃定选择合思档案这一产品。

合思:餐道建设电子会计档案系统的核心原因是什么?合思档案上线后,餐道最显著的变化是什么?

张婷:档案系统上线前,餐道采用的是线下归档的管理方式。这种管理方式有天然缺陷,例如档案资料会随着搬家或资料转移时发生遗失,人员离职后,会计资料也无法追踪溯源。另一方面,餐道财务部门在每年的上半年会非常忙。首先双重审计,由于母公司在香港、总部在内地,我们需要进行内地审计和香港审计。同时,还会有汇算清缴、各类补贴申报等等。申报事项多,导致抽查相关的会计凭证资料特别频繁,而财务大部分时间都在整理凭证、复印凭证、拆装等等琐碎工作上。

因此,上一套电子会计档案系统,至少可以按需设置我们的归档原则,同时后端能看到归档负责人的工作成果。并且,合思档案可实现四性检测,可追溯原始文件,抽查更加方便。预计在2024年上半年,我们在抽查调阅这些档案文件时会更加省时,一是可直接从线上抽取电子文件直接预览,二是将电子文件直接给到相关部门,不再一级一级地拆分整理。

合思:此前,餐道银行回单的管理现状是怎么样的?在上线之后解决了哪些关键问题?

张婷:此前银行回单管理是靠人工归档,每周固定时间复盘检查,时常出现凭证附件不全或丢失情况,后期会由出纳统一补齐。现在有了电子会计档案,付款流可从从合思费控系统抽取单据、回单和相关附件,收款流也可通过OCR识别导入。明年,餐道希望通过某种方式将相关收款流回单的完整性关联起来,出纳不再需要OCR识别导入银行回单,直接通过某些系统抽取,无须手工操作,为实现一键生成相关报表打下坚实基础数据。同时,电子银行回单关联后,凭证的完整性得到保证,提高了整体作业效率,让相关岗位体现其工作价值。

合思:数字经济时代,财务人才培养也至关重要。从您的专业角度与丰富的从业经验来看,如何看待财务人与IT技术、专业能力之间关系?未来财务人应该具备哪些能力?

张婷:此前,财务一直是较为传统的行业,更多精力专注在专业能力的培养。现在,进入数字经济时代,财务更应该思考如何利用数字化系统使工作更高效,同时不断积累数据、利用数据。财务人员应培养系统化的思维,从财务端走向一线业务,利用数据分析能力赋能企业经营。核算能力是财务人的基础能力,但未来随着人工智能等技术发展,核算的很大部分工作都会被系统取代。

因此,未来财务人在转型时应当具备系统思维、经营分析能力,同时拥抱技术变化,学会驾驭技术,而不是被技术替代,并积极尝试将新应用、新工具投入工作,提升工作效率。


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