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预算系统无缝对接,这家集团型企业创下预算管控最佳实践
2023-11-03 行业洞察

近年来,随着云计算、大数据、工业互联网、物联网、人工智能、5G等新一代信息技术在工业领域的融合应用,制造业数字化已成为打造现代产业体系的重中之重,而基于工业互联网的制造业数字化转型已成为制造业高质量发展的关键使能要素和驱动力。


作为国内首批、 河南首家创业板上市企业、合思华北区域标杆客户,汉威科技集团股份有限公司(以下简称“汉威科技”)是国内知名的气体传感器及仪表制造商、物联网解决方案提供商,公司围绕物联网产业,将感知传感器、智能终端、通讯技术、地理信息和云计算、大数据等技术紧密结合,打造汉威云,建立完整的物联网产业链,结合环保治理、节能技术,以客户价值为导向,为智慧城市、安全生产、环境保护、民生健康提供完善的解决方案。2022年,汉威科技及全资子公司炜盛科技入选国家级专精特新“小巨人”企业。




01

集团型企业降本增效,亟需解决三个核心痛点


当前,生产制造业企业不进行数字化转型,大概率会被时代抛弃。而这类企业往往需要通过引入先进机器与技术来提升生产力,实现降本增效目标。其中,有效贯穿业务财务全流程、消灭数据孤岛,是推动制造业企业财务数字化转型的必由之路。


作为集团型企业,汉威科技的财务数字化目标清晰——实现“降本增效”。一是降低财务人力成本、提升财务作业效率、统一财务数据、提高内部管理和协作效率。二是加强对公业务管控,预算严格执行,严控合同的付款进度,有效管理权限规范,“先票后款”与“先款后票”都需严格按照预付、核销流程。三是财务合规高效,杜绝假票、错票、重票,提升财务数据真实性、准确性、及时性。四是优化流程,期待优化审批流程,缩短对公业务审批流转周期。


但是现实距离理想要求,仍存在以下三方面核心痛点:


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支出散落多系统,预算统计难收口

预算与业务未链接,先付款入账后占用预算,事后管控存在超标情况,增加公司经营成本。集团在多系统均有支出数据,缺乏统一收口,难实时更新预算执行进度;


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对公付款与合同管理脱节,票款进度难把控

按制度要求,对于项目类、成本类、基建类等对公业务,有合同的业务必须基于合同进行付款,且付款应该关联预算;但实际上,合同仅在 OA 系统中管理,对公付款无法关联合同,难以实时监控合同的付款和回票进度;


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集团化管理,发票人工核验、账务处理工作量巨大

汉威科技集团业务较多,发票验真查重工作困难,财务审核工作量大;财务人员需要手动根据发票信息入账处理,手动生成财务凭证,财务价值感大大降低。


02

打通割裂系统,实现全流程数字化


基于集团的财务数字化需求与存在的三个核心痛点,汉威科技亟须打通交易、费控报销与存档等多个割裂系统,实现从申请到归档的全流程数字化闭环管理。因此,经过多轮选型对比,汉威科技最终选择了敏捷的财务收支管理平台——合思,共建财务数字化费控报销项目。在合思费控全链路L4级无需报销解决方案加持下,汉威科技在预算管控、对公付款、发票管理和凭证作业等方面管理手段明显提升。


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预算管控

整合第三方管控逻辑,实现跨系统预算管理。通过单据信息的转换,按法人实体、成本中心、费用科目等维度,在第三方系统内进行预算校验,检验完成后返回校验结果。未超标默认继续审批,超预算提交,实时预警。


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对公付款管理

合同管理台账,通过 API 写入 OA 系统合同信息,实时统计付款和回票进度。合同台账可实现“跨法人报销”、历史合同和新合同多版本存在便于追溯,多维度条件筛选,智能关联合同信息等功能,满足业务需要。


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发票智能校验

合思费控支持发票完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣,多种发票使用规范等,提高发票识别效率。


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自动生成凭证

通过合思标准EAI Pro插件对接金蝶、SAP等ERP系统,自动生成财务凭证,无需人工操作。




03

统一系统收口,核算效率提升60%


引入合思费控系统后,汉威科技在规范企业流程、预算管理、统一提报路径、个人业务和对公业务管理等数字化解决方案应用成效亮点众多,既实现了批量、自动生成凭证,提高财务人员工作效率,财务核算效率提升60%;又实现多系统统一收口至合思费控,实现数据互通关联,极大节省时间成本,在财务付款效率方面效率提升90%。


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亮点一:对公业务管控极致提升

汉威科技的对公业务合同包含项目类付款、成本类付款、基建类付款、招标金的支付和退还、资产类付款等多种业务场景,公司规定有合同存在的业务付款必须以合同为基础进行付款,以便实时监控合同的付款和回票进度;付款关联预算、防止超额;通过合同管理台账,系统内成功搭建实时更新的合同管理平台。企业员工发起付款申请时,可在单据内选择该合同,支付成功后,付款和回票进度自动更新。


此外,合同台账可实现跨法人报销,历史合同和新合同多版本并存,智能关联合同信息,可追溯及多维度条件筛选,对公业务管控极致提升。


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亮点二:预算检验前置到提交环节,有效落地预算管控

实现预算管控前置,有效防止费用管控失控。通过对接ERP系统预算管控模块,将单据信息传至ERP系统中,通过将单据信息的转换,包括法人实体、成本中心、费用科目等信息,在ERP系统进行预算校验,检验完成后返回检验结果,如果未超标则返回默认标识继续向下审批,预算超标则不允许提交,审批时智能预警提示。


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亮点三:提升效率、规范流程、加强费控

合思费控上线后,实现批量、自动生成凭证,提升财务工作效率;规范企业流程,个人业务和对公业务统一提报路径,增强业务人员使用体验;规范报销业务,对公付款关联合同信息、占用各项预算,减少费控失控情况。





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