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合思佟佩泽:让企业比省更省,合思发布「更省」计划
2023-10-25 企业新闻

10月12日,以「省」为主题的合思未来财务人大会暨秋季产品发布会在杭州正式召开,大会现场400位企业CEO、CFO、CIO与主流媒体共同参会。会上,合思首席产品架构师佟佩泽正式发布了“合思更省计划”,并由此实现“三省”——全员参与的“省钱”、全流程优化的“省事”、化整为零的“省心”。



合思首席产品架构师佟佩泽


佟佩泽表示,“合思更省计划为企业构建起一套以业务为中心的财务管理解决方案。这也基于合思的全链路产品优势。第一,通过无需报销、核算自动化帮助财务人员、业务人员从繁复的报账记账算账工作中解放出来;第二,通过合思档案单套制,实现了对纸电混合时代的全面兼容,让过渡期走的更加顺畅;第三,通过易商卡、付款、收款覆盖企业收支的各种场景,在数电票时代下结合数电票的新特性、新态势优化企业业财全流程;第四,通过对象会计与合思BI,整合全流程中沉淀下来的收支数据,又可以分别在微观与宏观上让经营效果得到实时呈现,让人人都是经营者,进一步降低企业的共识决策成本。”


以下为佟佩泽现场演讲实录(有精简):


在春季发布会的时候,我们讲了一个案例。一家做软件的客户,每年支出高达十个亿。但是相应的,他们年收入在11亿左右,400人有一个多亿的利润。看起来成本很高、毛利率很低,但是考虑到他们的业态,这其实是一个很不错的数据。诚然,在开源越来越困难的情况下,节省是个不错的提升利润的手段。但如果过分追求管控而限制了员工的积极性,限制了业务的动力,反而适得其反。所以,要做到有效的节省,就要找到真正的浪费。


01

要做到有效的节省,就要找到真正的浪费




在过去一年里,未来财务人研究院联手合思,调研近万家来自不同行业、性质、规模的企业,并综合分析合思财务收支管理平台数据,编制了《2023费控及差旅趋势分析报告》(以下简称为“报告”)。在这一过程中,我们找到了企业真正浪费的真相。




越来越费钱的差旅消费

报告数据所示,相比2022年,有62.21%的企业差旅成本或日常费用明显上涨,有71.08%的企业出差频次明显提高。在这两者综合作用下,超标订单量同比增加199%。超标订单陡增意味着企业“事前控不好,事后不好控”,管理层陷入了多重纠结:超标单给不给批?哪些该花?哪些不该花?在越来越大的成本压力下,控差旅成本是在给企业系上安全带还是给业务踩刹车?


越来越费事的纸电混合

根据财会【2020】6号文《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确:电子发票报销入账,必须同时保存打印该纸质件的电子凭证,电子会计档案可不在另以纸质形式保存。


原以为成箱的凭证将随着电子发票的普及成为历史,但实际上,依然在档案室里堆积如山。由于火车票、银行回单等纸质凭证的存在,我们又不得不打印电子化的发票、报销单、凭证、银行回单等。原先线下的工作一个都没少,线上的工作又增加了。


越来越费心的经营管理

合思上海地区一客户仅BI系统就采购了三套,但是没人能解释同样的系统为什么要买三遍。在高歌猛进的时代,原先的粗放经营都被增量抹平。经济增长的放缓,也使得企业赚钱越来越难,企业的经营效率问题被放大。如果采购一台2000元的显示器都需要企业一号位管理者亲力亲为,势必会影响更重要的经营决策。


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关于上述企业“费钱、费事、费心”的难题,合思在过去一年里找到了一些解法,也取得了一些成效。过去一年,合思帮助客户企业节省了493年的审批时间;通过商城补贴与优惠,直接节约客户企业差旅费6000万元;通过无纸化存储的电子会计档案系统,节省纸质档案打印、存储89亿张,如果这些档案被打印出来,可以铺满77个西湖。取得这些“省”的成绩离不开合思无需报销解决方案与合思档案的单套制档案管理解决方案。




02

全流程优化的“省事”




以一次无需报销的出差为例,员工填写申请后,可直接在合思商城里线上消费。下订单时,系统会实时检查消费是否超预算,是否有超过费用标准;合思商城还为员工提供实时同屏比价,推荐更低价的同类服务;订购完成,员工就可以愉快地出差;差旅结束后,员工无需填单,更不用贴发票。无需报销在解放员工的同时,也将财务人最痛苦、最耗时间的发票、对账、结算、记账等环节进行了高度的自动化处理,超过90%的发票工作被节省,记账环节财务几乎0投入。发票自动化、支付自动化、记账自动化,真正解放双手,释放人的创造力。


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但在实际出差场景中,因公消费支付场景除了TMC平台,还会用到微信、支付宝、信用卡等。在线下消费场景中,使用者需要向商家索票,行程结束后再进行内部报销。这样的报销流程,不仅与前后“行程”断联,而且填写报销单据更加繁琐。财务审核这类报销单据更加谨慎、费时费力。那该如何处理这一高频场景的需求?


合思无需报销2.0版本——易商卡,应运而生。


易商卡既可以通过个人信用付款,也可以在授权之后直接从企业支付账户上扣款。即员工通过易商卡消费,无需个人垫资,企业也能第一时间获取消费信息。同时,易商卡的付款能像合思商城一样实现“事中管控”。尤其是数电票应用,发票数据直接进入企业税务数字账户,再通过合思对账引擎,根据消费信息以及事中管控时填写的管理信息,推断出发票与消费、银行流水的对应关系。如果这笔消费没问题,直接自动记账并归档。


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无需报销的基本原理是实现了线上预定、线下消费、成本归属、对账单统一由平台系统自动化处理。由原来员工的无数个账单,变成企业与供应商统一的账单;由原来散落在员工手上无数张发票,变成供应商统一提供票据,甚至是一张大票。现在企业里运行的报销流程是纸质报销时代遗留下来的,随着信息化数字化的推进,不断落地改良,不断打补丁。而无需报销则秉持了“消除比改善更重要”的理念,重构企业费用管理流程,而不是在旧流程上继续打补丁。


个人报销场景可以如此优化,对公付款也可以。


以合思某服装客户为例,它的合同通过钉钉完成流程审批,在合思系统内付款,制作衣服的原材料出入库采用ERP系统。合同付款大部分要基于业务的里程碑来付款,财务到底依据什么信息才能付款?仍需要确认入库、金额、交易进度等诸多信息。往往,由于供应商众多,付款不及时,导致关账时出现票账款不一致。这时,“业务”和“财务”之间严重脱节。


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合思付款恰好可以解决这一问题,不论企业的合同散落在什么系统或人工管理的Word文档、纸质合同, 均能将这些合同数据归集到“合思付款”的合同管理模块中。企业再通过手工导入、API集成及自动化工具将业务进展数据归集到合思平台。而在合同上的业务管理主要分在四个阶段:收票、预付款、付款结算以及资金计划。


  • 收票:合思付款时,可直接通过报账单、发票录入单,将供应商的发票录入到系统中。员工只要关联了这个合同,对应的发票信息进行自动统计。他们也可以关注到开票进度,并基于开票额度核销预付款、以及给供应商打款。


  • 预付款:当财务基于订单、入库单的数据,确认预付时应关联该合同,合同也会自动统计预付款金额、核销进展。


  • 付款结算:在该合同下,可以根据合同约定的付款计划进行快速发起结算,系统按照计划日期进行提醒付款,防止漏付、错付。


  • 资金计划:在合思付款系统中统一对“付款计划”进行查看和管理,即非常直观地看到计划资金的未来利用情况,进而合理安排资金配置。


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有付必有收。在收款方面,合思费控与众多银行有直联产品,这些产品与银行账户捆绑。授权给账户后,使用原有的技术链路,可以将账户的收入流水、回单整合到“合思收款”产品内。再通过规则配置到系统,只要产生对应的流水入账,系统会自动基于这些规则,把银行流水数据写入到预先准备的实收数据池中,这极大提高了收入认领效率。


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当企业接收到的电子化原始凭证越来越多,企业在纸电混合的过渡期,普遍采用双套制。这既是对旧流程的无奈妥协,也是与国家倡导的数字化、无纸化相背离。合思档案提倡单套制,会计档案不打印。通过线上一套完整的电子档案数据,保证了企业财务档案证据链完整,全面反映单位的经济业务发生情况档案之间已经在数字世界中建立了完整的勾稽关系,相互可穿透查询,所有档案都在数字世界里有了一个身份。


另外,企业会计资料大多数来源不同的业财系统集成,例如发票来源票据系统,银行回单来源资金系统,业务单据来源OA、费控系统,记账凭证、财务报告、会计账簿来源核算系统。会计资料来源系统繁多复杂,各系统的工作流相互之间又是独立的,很难保障最终生成的档案一定完整合规。而电子凭证的流转又完全不经过任何人,也就缺少了监控与核查。因此,合思档案专门提供了「业务完整性检测」功能,实现会计资料归档前的最后一环自查自检,有效补充了前端业财系统疏忽遗漏,保障财务整理存档前的会计资料齐全完整,提高档案管理的质量和效率。


通过单套制的合思档案,今年上半年合思客户免打印的发票数量同比增加108%、银行回单同比增加80%、财务凭证60%。低碳环保是国家长久战略,相信随着整个社会面财税数字化持续推进,电子原生态文件的比例将会越来越大,单套制也将会逐渐过渡到全面在线化、全面数字化。


03

化整为零的“省心”


企业真正的省还需要“化整为零”,合思通过对象会计理念与合思BI的分析能力,赋能每个员工及整个组织,弹性地追踪、核算、管控每个经营主体。


例如,一家公司的每名销售人员都负责一定数量的客户项目,每个项目可以通过合思收付款、合思费控采集项目的收入、支出流水,并核算出每个项目的收入、支出、利润。通过项目与销售人员的关系,企业又可以将项目利润汇总到销售人员(即一个分利主体)。而每个销售人员都有明确的薪酬成本,各自承担更上层主体的分摊成本。由此,企业就能在销售人员这一颗粒度上核算出他个人创造出的收益。


通过合思的业务对象能力,企业可以轻松地搭建更加复杂且多层次的核算结构。在任意层级的对象上,企业都可以设置面向对象的管控规则,从而保障每个创利主体或者分利主体的运营都在一个可靠的损益线上,进而实现更加精细的管理。


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从最宏观的层面看,这些收支数据都会被合思BI自动化抓取,形成一套实时的业财数据集。再通过低代码、拖拉拽的方式,无需编程即可搭建各式各样的数据报表。财务不再需要在各个系统之间用Excel搬运数据,也无需月底为出管报表而焦头烂额。


综上,在微观上,我们通过对象会计可以助力企业实现化整为零的ROI核算。在宏观上,通过合思BI形成全组织的实时收支全景大图。至此,从一线的门店长、项目经理,到区域、分公司,到高管、CEO,全组织共享同一份业财数据。每个人的贡献都可以核算,都可以层层向上透明,人人都是经营者。


04

全员参与的“省钱”


通过无需报销解决方案,我们将组织的因公消费聚合在一个完整的平台;


  • 通过合力省,让员工帮助企业省钱、自身获益;


  • 通过合思商城与易商卡的事前、事中管控代替事后管控,通过发票自动采集与自动匹配,让员工无需报销。统一对账服务结合对账引擎,极大解放了财务对账核算工作;


  • 通过业财融合的收付款,让销售到收款、采购到付款的过程协同更加流畅;


  • 通过单套制的合思档案,实现了对纸电混合时代的全面兼容;


通过费控、收付款沉淀下来的收支数据,借由对象会计与合思BI,从最微观的员工个体到宏观的全组织,在每个层级上都让经营效果得到实时呈现,让人人都是经营者,进一步降低企业的共识决策成本。


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这就是合思「更省」计划的全部吗?


要做到更省,不能光靠财务自己,更需要组织内的每位成员,组织外的每个伙伴,团结一切可以团结的力量。合思「更省」计划的最后一块拼图:


  • 合力省:购买合思任一产品,合思商城即按比例为企业设置奖励红包池,激励员工主动降低商务消费成本,企业无需自掏腰包;


  • 买贵赔:甄选产品买贵即赔,让企业的每笔消费花得更放心;


  • 银行补:通过合思的银行生态连接指定财资系统,可获得合思产品和银行财资产品的双重补贴权益。


合思「更省」计划不仅赋能每一位财务人,更赋能组织里的每个人,让人人成为经营者,助力企业“比省更省”。






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